dataBASE

Berapa persen dari waktu di tempat kerja yang anda pergunakan untuk menyusun informasi penting menjadi sebuah database pengetahuan yang sewaktu-waktu dapat diakses kembali?

Seringkali yang terjadi adalah anda memiliki referensi informasi berjumlah ribuan atau bahkan berkali lipat dari jumlah tersebut yang anda terima dan/atau dapatkan seiring berjalannya waktu namun begitu suatu saat anda memerlukan informasi atau bagian darinya tetapi anda kesulitan untuk menemukannya kembali.  Sepertinya hal tersebut sering kita dengar atau bahkan alami sendiri?

Pada banyak organisasi, pengelolaan informasi berupa pengetahuan yang relevan dengan kegiatan organisasi atau biasa disebut “knowledge management” sudah hampir sinonim dengan atau lebih tepat dikatakan “pencarian informasi” yang seringkali menjadi tantangan dan momok bagi banyak orang dan bahkan menjadi penghambat pencapaian produktivitas organisasi. 

Pada era informasi dimana internet atau world wide web merupakan sumber informasi yang sangat besar dan beragam, arus informasi yang masuk baik yang relevan untuk situasi organisasi saat ini maupun diperkirakan akan dibutuhkan dalam beberapa waktu kedepan, telah mengakibatkan tertumpuknya informasi dalam bentuk dokumen berisi teks maupun gambar yang jumlahnya kini sudah dalam ukuran tera-bytes!

Dengan semakin meningkatnya komunikasi mempergunakan e-mails dimana lampiran berupa teks maupun gambar menjadi lebih mudah dikirimkan secara elektronik, maka banyak orang mempergunakan mailbox mereka sebagai sarana untuk menyimpan berbagai informasi. E-mails yang diterima maupun dikirimkan kemudian dikelompokkan dalam berbagai kategori. Terasa lebih memudahkan dibandingkan dengan harus menyusun informasi tersebut dengan mengikuti sistem tertentu ke dalam sebuah database informasi.  Benarkah demikian?

Kenyataannya adalah bahwa arus informasi yang semakin banyak dan beragam yang berkembang seiring perjalanan waktu akan menyebabkan semakin banyak jumlah dan kompleksitas dari kategori yang sudah dibuat dan dengan penggunaan mailbox sebagai sarana penyimpan informasi organisasi akan membuat akses terhadap informasi tersebut tertutup bagi lebih banyak orang lain dalam organisasi sehingga informasi-informasi penting memang tersedia namun menjadi terkotak-kotak tanpa adanya sebuah sarana penghubung yang memungkinkan akses pada informasi penting tersebut.

Saat ini juga semakin banyak orang mulai menyimpan informasi mereka dalam “cloud” yang sudah tersedia di internet, baik hanya sebagai back-up maupun untuk kegiatan operasional sehari-hari.

Informasi up-to-date tentu sangat diperlukan setiap bagian organisasi dan proses penyimpanan serta proses pencarian kembali yang mudah merupakan sebuah keharusan. Tanpa adanya sebuah database berkas elektronik yang dirancang dengan baik untuk menyimpan semua informasi yang relevan bagi kegiatan organisasi, tanpa disadari dapat terjadi pemborosan dalam waktu, energi yang pada ujungnya adalah meningkatnya biaya informasi serta kemungkinan kehilangan kesempatan bisnis atau yang paling buruk adalah kehilangan kepercayaan pelanggan dan para stakeholder lainnya.

Anda tentu dapat terus memperbesar kapasitas penyimpanan informasi atau mempergunakan perangkat lunak yang dapat membantu anda dalam menyusun, menyimpan dan mencari kembali informasi yang dibutuhkan atau menurut anda mungkin akan dibutuhkan pada waktu mendatang. Apakah pengeluaran untuk hal tersebut sepadan dengan manfaat yang akan didapatkan? Tidak mudah untuk mengukurnya namun kemungkinan besar jawabannya adalah tidak. Jadi apa yang seharusnya anda lakukan untuk mengatasi biaya dan resiko besar pengelolaan informasi?

Anda perlu menerapkan sebuah mindset yang dapat membantu anda memutuskan apakah untuk menyimpan atau tidak menyimpan informasi tersebut dan apabila memang anda ingin menyimpan informasi tersebut sebagai referensi maka anda sudah harus memiliki sebuah struktur dan kategori informasi berdasarkan beberapa indeks pencarian kembali pada saat informasi tersebut anda dapatkan pertama kali.

Apabila anda memang banyak melakukan komunikasi lewat e-mails, dan apabila anda juga termasuk salah satu dari banyak sekali orang memiliki lebih dari sebuah alamat e-mail,  mungkin anda seringkali mendapati ratusan e-mails telah diterima oleh setiap mailbox yang anda miliki ketika anda melakukan perjalanan dinas dan belum sempat mengakses mailbox selama satu atau dua hari saja.

Beberapa langkah berikut dapat anda lakukan untuk meningkatkan penggunaan waktu kerja anda untuk hal-hal yang lebih produktif:

• Kurangi sebisa mungkin jumlah e-mails yang perlu anda terima setiap hari dengan tidak secara sembarang mendaftarkan alamat e-mail anda pada newsletter yang mungkin menarik minat anda tetapi tidak relevan dengan aktivitas utama anda

• Membuat e-mails dengan subyek yang jelas serta susunlah kalimat-kalimat dalam e-mails anda sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. Juga untuk tidak secara sembarang menjawab dengan opsi “reply all” untuk e-mails yang anda terima dimana ada tembusan kepada banyak orang lain.

• Alokasikan waktu anda secara terjadwal apakah 2 atau 3 atau berapa kali dalam satu hari kerja tergantung kepada kebutuhan pekerjaan anda untuk membaca dan menjawab e-mails yang anda terima. Hindari keadaan dimana anda selalu menjawab e-mails yang masuk begitu menerimanya. E-mails adalah hanya salah satu sarana komunikasi dalam anda melaksanakan tugas utama anda. Lakukan secara langsung atau melalui telepon apabila anda masih bisa dengan cara tersebut menjawab pertanyaan dalam e-mail yang anda terima.

• Biasakan diri anda untuk sekali saja menangani setiap e-mail dan/atau surat yang anda terima dengan mempergunakan strategi 4-T berikut:

Tuntaskan dengan menjawab atau Teruskan kepada orang-orang yang memang memerlukan tembusan apabila anda dapat segera memberikan jawaban dan/atau keputusan begitu anda membaca e-mail yang masuk tersebut

Tiadakan / hapuskan e-mails yang tidak ada relevansinya dengan pekerjaan anda sekarang dan e-mails yang berisikan informasi yang sudah pernah anda baca.

Tugaskan / Delegasikan dengan segera manakala memang memungkinkan kepada orang-orang yang ada kaitannya dengan isi e-mail tersebut

Tunda sejenak apabila memang anda memerlukan waktu berpikir atau mendapatkan informasi lain untuk menjawab e-mail tersebut dan lakukan segera setelah anda menyelesaikan membaca keseluruhan e-mail yang diterima.

Dengan memiliki sebuah strategi pengelolaan informasi yang anda dapatkan baik lewat e-mail maupun masih dalam bentuk surat menyurat tercetak lalu yang lebih penting adalah membiasakan diri anda untuk memutuskan sebuah tindakan di awal sebuah informasi diterima,  apakah informasi tersebut layak untuk disimpan dan memang kemungkinan besar akan diperlukan di waktu mendatang, maka anda dapat terhindar dari pemborosan waktu, tenaga dan biaya serta berbagai potensi kerugian lainnya yang diakibatkan oleh rumitnya proses pencarian kembali informasi yang dibutuhkan.