KATAKAN TIDAK

Berbicara tentang produktivitas, salah satu cara untuk dapat mempertahankan dan/atau meningkatkan produktivitas diri sendiri dan juga perusahaan adalah dengan mampu mengatakan “TIDAK.”

Sebagai bagian masyarakat dengan budaya timur anda mungkin perlu belajar lebih membiasakan diri untuk mengatakan “tidak” kepada mereka yang datang meminta waktu anda secara mendadak manakala pada saat yang bersamaan anda sedang melaksanakan tugas-tugas rutin yang merupakan rangkaian dari langkah-langkah yang sudah anda tetapkan dalam upaya meraih sasaran-sasaran penting.

Berbagai macam interupsi akan dapat mengganggu ritme kerja anda sehingga dapat menurunkan produktivitas anda.  Kemampuan anda untuk menggunakan kata "Tidak" pada waktu yang tepat akan dapat menghindarkan anda dari pemborosan waktu dan energi yang akan dapat menurunkan tingkat produktivitas anda dan perusahaan. 

Banyak peserta pelatihan menanyakan bagaimana bila atasan atau pemilik perusahaan yang justeru kerap melakukan interupsi dengan berbagai permintaan mendadak sehingga tentu sulit untuk tidak segera memenuhinya apalagi menolaknya dengan mengatakan tidak yang tentunya akan dapat menimbulkan konsekuensi kehilangan pekerjaan? 

Ketika  hal-hal tersebut  sering terjadi pada anda, pastikan bahwa anda memiliki sebuah daftar tugas yang selalu dengan mudah dapat anda lihat dan periksa untuk kemudian anda susun ulang prioritas dalam pelaksanaan tugas-tugas anda tersebut sehingga tetapi dapat mencapai sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan.

Pemberian urutan prioritas diperlukan untuk setiap sasaran sehingga anda dapat segera melakukan evaluasi dan memberikan jawaban yang paling tepat bahkan untuk dapat mengatakan tidak manakala mendadak muncul interupsi-interupsi tersebut.

Sebagai langkah awal untuk dapat mengatasi berbagai interupsi, anda bisa mencoba 3 langkah sederhana sebagai berikut :

1.  Buat catatan mengenai frekuensi dan jumlah menit interupsi dari atasan dan/atau rekan sekerja yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan. Buat juga catatan mengenai jumlah waktu yang dipergunakan bila anda terpaksa mesti segera melakukannya segera karena interupsi tersebut datang dari atasan anda atau memang penting bagi perusahaan.

2. Buat catatan mengenai jumlah setiap menit yang terpaksa mesti digunakan untuk melayani berbagai interupsi dengan kategori sebagai berikut:

• Rekan kantor atau bisnis yang menelpon atau datang kepada anda untuk urusan yang tidak berhubungan dengan tugas-tugas kantor atau bisnis anda

• Menjawab telepon masuk yang tidak ada hubungannya dengan tugas-tugas kantor atau bisnis anda

• Membaca dan menjawab e-mail yang tidak ada hubungannya dengan tugas-tugas kantor atau bisnis anda

• Membaca pesan masuk di media sosial yang tidak ada hubungannya dengan tugas-tugas kantor atau bisnis anda

• Membaca dan menjawab pesan singkat yang tidak ada hubungannya dengan tugas-tugas kantor atau bisnis anda

3. Lakukan evaluasi harian dan mingguan serta jujurlah kepada diri sendiri mengenai interupsi jenis manakah yang sebenarnya mengakibatkan pemborosan waktu produktif anda.

Berbagai perangkat teknologi komunikasi dapat membantu meningkatkan produktivitas anda atau sebaliknya membantu memboroskan waktu anda. 

Biasakan diri anda untuk tidak secara impulsif merespon setiap tanda adanya pesan singkat dan/atau e-mail yang masuk dan biasakan memiliki paling tidak 30 menit waktu yang bebas dari interupsi dalam melaksanakan tugas-tugas anda. 

Disiplin anda dalam mempergunakan waktu anda secara efektif adalah salah satu faktor penting dalam menjaga atau meningkatkan efektivitas penggunaan waktu serta produktivitas anda.