Penilaian Kinerja

Banyak terjadi pemahaman yang kurang tepat tentang penilaian kinerja.  Banyak anggapan bahwa penilaian kinerja merupakan hari penghakiman bagi para bawahan. Demikian pula bagi para atasan, akhir tahun atau awal tahun berikutnya yang biasa merupakan masa pelaksanaan penilaian kinerja bisa merupakan waktu yang menegangkan juga karena mereka harus memberikan penilaian atas hasil-hasil yang dicapai oleh para bawahan mereka.

Penilaian kinerja atau Performance Review yang merupakan salah satu proses dari Management by Objective memang pada hakekatnya adalah suatu proses formal dalam setiap organisasi. Penilaian/evaluasi dilakukan terhadap hasil-hasil yang direalisasikan dibandingkan dengan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Management by Objective pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya “The Practice of Management.”  Melakui MBO tersebut, sasaran-sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan secara sistematis dan berjenjang diturunkan ke bawah mengikuti struktur organisasi yang ada hingga ke level pekerja lapisan pertama. Sasaran-sasaran dari suatu departemen yang ada menjadi tanggung jawab dari manajer yang memimpin departemen tersebut, diturunkan kepada para supervisor, dan seterusnya sehingga setiap individu dalam organisasi memiliki sasaran-sasaran yang akan mengarahkan tindakan-tindakan operasional mereka dalam mendukung pencapaian sasaran-sasaran perusahaan.

Berbicara mengenai penilaian kinerja oleh karenanya tidak dapat terpisahkan dengan penetapan sasaran-sasaran yang oleh SMI disebut sebagai  S.M.A.R.T Goals^TM dan proses tersebut memang merupakan sebuah siklus berkelanjutan yang memungkinkan organisasi bertumbuh dengan baik diawali dengan proses perencanaan hingga evaluasi dan kembali ke perencanaan. Namun yang seringkali terlewatkan dalam proses penetapan sasaran-sasaran yang mesti dicapai oleh setiap individu adalah bahwa sasaran-sasaran tersebut tidak memberikan kesempatan kepada bawahan untuk memberikan masukan kepada atasan mengenai keadaan di tingkat operasional. Proses dua arah dalam penetapan sasaran-sasaran individual sangat dibutuhkan karena akan dapat menciptakan bukan saja pemahaman yang baik melainkan juga komitmen untuk pencapaian sasaran-sasaran individual dan perusahaan. Inti dari Management By Objective adalah terciptanya keterkaitan tersebut.

Sebagai pimpinan, ada paling tidak 6 situasi yang mesti dihindarkan dalam proses pendelegasian tugas-tugas dan wewenang dalam kaitannya dengan penetapan sasaran-sasaran untuk setiap individu dalam organisasi:

§  Melakukan terlalu banyak atau sebaliknya terlalu sedikit.

§  Kurang memperhatikan kebutuhan pengembangan diri sendiri

§  Menerima saja hasil-hasil yang kurang memuaskan

§  Gagal mendayagunakan potensi-potensi individual yang ada

§  Mengabaikan masalah-masalah dan menunda-nunda penyelesaiannya

§  Komunikasi yang tidak lancar

Dalam melakukan pendelegasian, seorang atasan yang memberikan terlalu banyak penugasan atau sebaliknya terlalu banyak mengerjakan sendiri akan mengalami banyak masalah. Seorang atasan juga perlu memahami bahwa dari waktu ke waktu memerlukan tambahan pengetahuan teknis maupun non-teknis sehingga dapat lebih efektif melaksanakan tugasnya seiring tuntutan perubahan yang terjadi. Hasil rata-rata yang dicapai oleh para bawahan seringkali disebabkan terlalu rendahnya sasaran-sasaran ditetapkan yang mungkin saja karena sebagai pimpinan kita juga hanya ingin sasaran yang relatif mudah dicapai dan kurang memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk dapat mendayagunakan potensi-potensi mereka. Penting untuk diingat bahwa apabila masalah timbul, harus mendapatkan penanganan segera  dengan mempergunakan prosedur-prosedur standar yang telah disepakati. Dan sasaran-sasaran perlu dikomunikasikan dengan baik. Jangan sekali-kali menggunakan asumsi bahwa para bawahan telah langsung mengerti segala hal yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran mereka.

Penilaian Kinerja adalah sebuah proses review berkala yang akan dapat memberikan gambaran tidak saja mengenai hasil-hasil yang dicapai melainkan juga masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan dan penilaian kinerja juga adalah saat untuk mendiskusikannya serta mencari solusi-solusi untuk mengatasinya. Oleh karenanya penilaian kinerja selain mendiskusikan mengenai pencapaian sasaran-sasaran bawahan juga lebih penting merupakan sebuah proses dimana paling tidak ada 3 hal yang dapat dicapai dan/atau dilakukan sebagai berikut:

•      Kesempatan bawahan untuk mendiskusikan kinerja dan standar

•      Memberikan informasi kekuatan dan kelemahan bawahan

•      Media komunikasi untuk pengembangan. 

Dari ke 3 hal tersebut, diskusi mengenai pengembangan merupakan yang paling penting dan perlu mendapatkan porsi waktu yang lebih dibandingkan 2 hal lainnya karena akan menentukan kinerja dari bawahan yang bersangkutan di periode berikut dengan menggali dan mempergunakan potensi serta mengatasi kelemahan yang ada.

Pelaksanaan penilaian kinerja agar dapat terlaksana dengan baik dan efektif serta menghasilkan komitmen tindak lanjut juga memerlukan beberapa prasyarat sebagai berikut:

•      Keterampilan atasan dalam melakukan penilaian/evaluasi

•      Standar penilaian/evaluasi yang sudah disepakati

•      Persiapan dari atasan berupa job description bawahan, sasaran-sasaran yang disepakati, hasil kerja aktual individu dan team bawahan, bahan diskusi tentang area pengembangan dan peluang karir.

•      Persiapan dari bawahan berupa job description, sasaran-sasaran yang disepakati, pencapaian individu, area pengembangan yang diharapkan serta dukungan yg dibutuhkan.

•      Pelaksanaan sesi penilaian/evaluasi kinerja dimana terdapat suasana nyaman dan tanpa ada gangguan selama kegiatan tersebut berlangsung

•      Terciptanya komitmen untuk semua hal-hal yang dibicarakan

Melalui sesi penilaian kinerja tersebut atasan bisa meningkatkan hubungan saling percaya antara atasan dan para bawahan manakala bawahan dapat merasakan adanya penilaian yang fair atas prestasi yang telah dicapai. Para bawahan juga akan dapat menilai teguran atasan sebagai masukan yang sangat berharga untuk pengembangan karir mereka. Bahkan dalam organisasi dimana proses Management By Objective berjalan dengan baik, para bawahan dapat membuat sebuah self-assessment (penilaian kinerja mereka oleh mereka sendiri) untuk diajukan sebagai bahan diskusi saat sesi penilaian kinerja berlangsung.

Sehingga penilaian kinerja tidak perlu menjadi sebuah momok bagi para atasan dan juga tidak menjadi seolah-olah hari penghakiman bagi para bawahan. Penilaian kinerja juga tidak hanya menjadi ritual dan basa-basi dalam organisasi melainkan menjadi bagian dari proses empowerment yang sangat dibutuhkan untuk dapat lebih mengembangkan organisasi.

S.M.A.R.T. Goals^TM is a registered trademark in the US held by The Meyer Resource Group^(R), Inc.

Permission to use S.M.A.R.T. Goals^TM is obtained from: Copyright (C) The Meyer Resource Group^(R), Inc.