TUGAS MANAJEMEN

Apakah sebenarnya tugas-tugas utama manajemen?  P-O-A-C (Plan Organize Action Control) ? Dalam banyak kasus terjadinya banyak kegagalan dalam inovasi atau operasional perusahaan lebih sering dikarenakan P E A C E (Plan Execute Analyze Correct End) dimana dalam proses perencanaan strategis hanya melibatkan pemikiran dari beberapa orang saja dalam perusahaan.

Konosuke Matsushita, pendiri dari Matsushita Electric, mengatakan “We know that the intelligence of a handful of technocrats, however brilliant they may be, is no longer enough.”  Ada banyak masalah yang sebenarnya dapat dihindarkan jika para karyawan telah dilibatkan sedini mungkin sejak tahap perencanaan dan dimintakan usulan-usulan mereka manakala terjadi masalah operasional karena salah satu tugas utama dari manajemen sesungguhnya adalah memobilisasi dan mengerahkan sumber daya intelektual dari seluruh karyawan dalam melaksanakan strategi dan rencana-rencana perusahaan.

Dengan melibatkan tidak hanya pemikiran dari sejumlah terbatas orang dalam posisi manajemen lalu didukung oleh jalur komunikasi intensif yang memungkinkan pertukaran informasi dan ide-ide sehingga kemampuan intelektual dari seluruh karyawan terkonsentrasi, maka perusahaan akan mampu untuk berkembang dengan kecepatan penuh dan/atau lebih cepat mengatasi setiap masalah yang muncul.

Para karyawan yang bekerja pada tingkat operasional lapangan akan pasti memahami rincian tugas dengan lebih baik dibandingkan mereka yang duduk dalam posisi manajemen sehingga para karyawan tersebut akan lebih mampu menangani permasalahan yang muncul atau bahkan dapat melihat probabilitas munculnya permasalahan dan memberitahukannya kepada manajemen. Sebab jika tidak demikian, maka kemungkinan besar manajemen telah keliru melakukan rekrutmen dan/atau penempatan.

Tentu saja ide-ide kreatif dan/atau informasi-informasi berharga baru akan bermunculan jika manajemen memang secara serius menanggapi setiap usulan dan/atau pendapat yang diterima serta para karyawan tidak merasa kuatir akan adanya konsekuensi negatif sebagai akibat dari memberikan informasi tersebut. David Kearns, Xerox, ketika menyadari kekeliruannya mengatakan “Why didn’t I ask the employees? I was stupid. We were not using our people in a way that would make a difference.”

Setelah menciptakan iklim organisasi dimana setiap karyawan bebas memberikan pendapat dan/atau usulan, secara bertahap kurangi keharusan mendapatkan verifikasi anda atas pelaksanaan pekerjaan mereka dengan melakukan pendelegasian wewenang sehingga para karyawan memiliki akuntabilitas atas tugas mereka dan jangan terlalu menguatirkan kemungkinan terjadinya berbagai kesalahan.

Peranan utama dari manajemen dalam kegiatan operasional perusahaan adalah menetapkan berbagai prioritas, menyediakan dan mengatur berbagai sumber-daya yang dibutuhkan, dan membantu mengatasi hambatan-hambatan.

APA PENDAPAT ANDA?

Efisiensi adalah salah satu topik yang paling sering dibicarakan dan untuk dapat mencapai tingkat efisiensi yang diharapkan, anda dapat melakukan 10 hal berikut:

1.   Sirkulasikan dan komunikasikan sasaran-sasaran perusahaan  dan sebaiknya para pimpinan menggunakan 50 hingga 60 persen dari waktu mereka untuk membicarakan mengenai ide-ide dengan para karyawan

2.   Pusatkan perhatian pada modal utama perusahaan yaitu manusia dan ciptakan situasi dimana ada respek kepada setiap individu terlepas dari apapun jabatan seseorang dalam perusahaan. Peralatan dan teknologi paling maju bisa didapatkan namun para karyawan yang memiliki kompetensi dalam perusahaan merupakan keunggulan kompetitif yang sesungguhnya 

3.   Peraturan-peraturan dan berbagai mekanisme pengendalian memang diperlukan namun rasa saling percaya lebih penting 

4.   Pastikan bahwa perusahaan berorientasi pada para pelanggan

5.   Partisipasi seluruh karyawan dalam kerja-sama tim 

6.   Sedapat mungkin kurangi jumlah lapisan dalam struktur organisasi dan delegasikan otoritas ke tingkat yang lebih rendah 

7.   Ciptakan komunikasi dua arah yang terbuka dan tanpa sekat

8.   Utamakan pencapaian prestasi tim dibandingkan dengan prestasi individual 

9.   Pemahaman tata cara kerja operasional diberikan secara terorganisir melalui berbagai loka-karya dan pelatihan baik internal maupun eksternal  

10. Para pimpinan dan manajer membiasakan diri untuk selalu bertanya kepada para karyawan: “Apa pendapat anda?”

 

BEST PRACTICES

Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada perusahaan-perusahaan yang berhasil meningkatkan kinerja dan mempertahankan pencapaian-pencapaian tersebut secara berkelanjutan ditemukan paling tidak ada beberapa kesamaan dalam praktek-praktek manajemen mereka sebagai berikut:

• Fokus pada perbaikan secara simultan dalam biaya, kualitas dan pengiriman
• Kedekatan dengan para pelanggan
• Hubungan erat dengan para pemasok
• Penggunaan teknologi secara efektif
• Hirarki dan struktur organisasi yang lebih sederhana
• Partisipasi karyawan
• Kerja-sama tim
• Pembelajaran terus-menerus.

METODE

Pernahkan anda memikirkan tentang faktor apa yang dapat membedakan 2 orang manajer dari segi kinerja masing-masing? Apakah karena skill /keterampilan yang lebih baik? Atau karena memiliki pengetahuan /knowledge yang lebih luas? Ataukah karena attitude /sikap yang lebih baik? Atau melalui gabungan /kombinasi dari ketiga hal tersebut?

Keterampilan, Pengetahuan dan Sikap tentu akan sangat berperan dalam upaya seseorang mencapai sasaran-sasaran namun apabila 2 orang manajer sudah memiliki keterampilan, pengetahuan dan sikap yang setara, faktor apakah yang membedakan seorang manajer dengan manajer lainnya tersebut sehingga kinerja mereka berbeda?

George Washington, Presiden pertama Amerika Serikat mengatakan sebagai berikut: “Take two managers and give each the same number of laborers and let those laborers be equal in all aspects. Let both managers rise equally early, and go equally late to rest, be equally active, sober, and industrious, and yet, in the course of the year, one of them, without pushing the hands that are under him more than the other, shall have performed infinitely more work.”

 

Jika demikian, faktor apakah yang dapat mempengaruhi kinerja seperti dikatakan oleh George Washington yaitu manakala dua manajer yang sama-sama aktif dan giat dan masing-masing mendapat jumlah tenaga kerja yang sama dan tenaga kerja tersebut memiliki keahlian yang sama dalam semua aspek, serta diberikan jumlah jam kerja yang sama, namun dalam periode setahun, salah satu dari mereka, tanpa mesti memberikan dorongan berlebih kepada tenaga kerja yang berada dalam tanggung jawabnya, dapat menghasilkan kinerja atau produktivitas yang lebih tinggi?

Apa yang disampaikan oleh George Washington lebih dari 200 tahun yang lalu tersebut masih sangat relevan hingga saat ini yaitu bahwa penggunaan metode-metode manajemen yang berbeda akan menghasilkan kinerja yang berbeda.