PERUBAHAN

Salah satu tugas pokok dari seorang pimpinan perusahaan adalah untuk memastikan bahwa perubahan dan penyesuaian yang diperlukan perusahaan terus terjadi, baik karena perubahan perilaku konsumen atau karena berbagai langkah yang dilakukan oleh para pesaing di pasar, maupun karena perkembangan pesat dalam penggunaan teknologi internet dan berbagai media sosial sebagai sarana baru dalam berkomunikasi dan berbisnis, atau dikarenakan berbagai hal lainnya yang membutuhkan dilakukannya penyesuaian dalam kegiatan operasional perusahaan.

Namun tanpa dukungan penuh dari para pimpinan lini di bawahnya, maka perubahan yang diperlukan niscaya tidak dapat terlaksana dengan efektif atau kalaupun berjalan tetapi akan sangat lambat yang akibatnya tentu perusahaan akan bisa semakin jauh tertinggal posisinya di pasar.

Untuk dapat memastikan bahwa perubahan dan penyesuaian yang diperlukan perusahaan dapat terlaksana dengan semestinya, baik di tingkat divisi, departemen, maupun unit-unit lain di bawahnya, ada setidaknya beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh seorang pimpinan perusahaan.

Yang pertama, buatlah setiap orang dalam perusahaan berada dalam suasana perubahan seperti berdiri di atas aspal dengan tidak mengenakan alas kaki di tengah hari yang terik.  Yakinkanlah semua orang dalam perusahaan, terutama mereka yang memegang posisi penting, bahwa perubahan tidak akan terelakkan.  Bahwa tanpa perubahan, keadaan akan sangat tidak menyenangkan dan tentunya seseorang yang memiliki logika rasional tidak akan tetap berdiri diam di atas aspal tanpa alas kaki di tengah hari yang terik dan bila memang dia harus melaksanakan tugasnya di tempat tersebut, tentu dia harus mencari berbagai cara agar tugasnya terlaksana namun tidak menyakiti dirinya.

Sebelum mulai menyampaikan pesan tentang pentingnya perubahan, seorang pimpinan harus memulai suatu proses untuk dapat memahami secara garis besar tentang apa saja yang memerlukan perubahan. Seorang pimpinan harus mengetahui berapa lama waktu dan biaya yang akan dibutuhkan untuk melakukan perubahan, faktor-faktor utama yang harus menjadi fokus perhatian dalam proses perubahan, menentukan orang-orang yang akan berperan sebagai agen perubahan, dan memprediksi resistensi yang mungkin muncul.

Karena pesan dalam bentuk pidato apalagi dalam bentuk tertulis sebagaimana bagusnya pun tidak akan cukup untuk dapat memulai perubahan, maka sebaiknya perusahaan melalui beberapa pertemuan dengan para karyawan mendapatkan berbagai masukan dari semua orang dalam perusahaan dari sudut pandang mereka tentang hal-hal yang harus dilakukan dan tidak dilakukan.

Anda harus mampu meneruskan gambaran tentang keadaan tersebut secara berjenjang hingga lapisan paling bawah, agar setiap orang meyakini pentingnya mengikuti perubahan yang akan dilakukan perusahaan.

Langkah kedua yang perlu Anda lakukan sebagai pimpinan adalah mengevaluasi implementasi budaya perusahaan karena setiap perubahan harus mengacu kepada berbagai nilai yang dipergunakan oleh perusahaan, untuk melihat apakah terlalu longgar atau sebaliknya terlalu kaku. Misalnya bila ada masukan tentang kurangnya perhatian pada aspek pelayanan kepada pelanggan, maka pada saat mengkomunikasikan perubahan yang diperlukan, Anda tidak dapat hanya menyampaikan secara umum tentang pentingnya perubahan untuk meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan dengan mengaitkan masa depan semua orang dan juga keluarga mereka dengan kesuksesan atau kegagalan perusahaan, karena hal tersebut tidak akan cukup untuk membuat mereka terdorong untuk segera melakukan perubahan yang diperlukan kecuali Anda juga memaparkan secara lebih eksplisit mengenai dampak kemampuan finansial perusahaan dalam kaitan dengan kesejahteraan karyawan.

Hal yang penting untuk diperhatikan adalah bahwa sebagai pimpinan, Anda tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan perubahan kepada orang-orang di bawah kepemimpinan Anda. Jangan bersikap naif dengan beranggapan bahwa sekali pesan untuk melakukan perubahan sudah disampaikan dan dipahami oleh orang-orang dalam perusahaan, maka mereka akan segera melaksanakannya. Kenyataan yang terjadi lebih sering bahwa mereka kemudian hanya mencoba beberapa saat untuk kemudian kembali kepada pola lama yang sudah nyaman buat mereka.

Proses perubahan membutuhkan keterlibatan dari seluruh tingkatan dalam perusahaan sehingga seorang pimpinan harus memastikan bahwa pesan yang sama tentang perubahan dan akibatnya apabila tidak dilaksanakan akan terkomunikasikan secara berjenjang ke bawah sehingga dalam proses awal ini, pimpinan harus menyediakan waktunya untuk terlibat secara langsung dan tidak akan berhenti untuk sesering mungkin berinteraksi secara langsung di berbagai kesempatan dengan para pelaksana sebelum proses perubahan yang diperlukan mulai dilaksanakan dan langkah ketiga yang menjadi inti dari proses perubahan adalah terpetakannya berbagai perubahan yang dibutuhkan dalam standar operasional yang baru atau disesuaikan dan juga dalam indikator penting kinerja (KPI) serta ada dalam Job Description yang disesuaikan dari setiap karyawan.

Begitu proses perubahan dimulai, pimpinan harus dari minggu ke minggu menelaah perkembangan yang terjadi dengan membandingkannya dengan berbagai ukuran yang telah ditetapkan dalam indikator penilaian kinerja (KPI) dan berbagai perubahan yang diperlukan dalam standar operasional prosedur.

Sebagai tambahan tentang faktor yang sering kali terlewatkan padahal sangat penting diperhatikan adalah mengenai alasan mengapa orang-orang resisten terhadap perubahan walaupun mereka mengerti bahwa perubahan diperlukan dan tidak terelakkan adalah karena mereka tidak mengetahui dengan pasti dampak dari perubahan yang akan dilakukan terhadap diri mereka sehingga menimbulkan kekuatiran akan masa depan mereka. 

Agar perubahan dapat berlangsung lancar dan sukses, para pimpinan divisi dan/atau departemen dan terutama pimpinan tertinggi mesti dapat meyakinkan para karyawan bahwa mereka bukanlah pihak yang menjadi korban tetapi mereka adalah pihak yang akan turut menyelamatkan perusahaan bila mereka turut secara aktif atau bahkan proaktif dalam setiap perubahan yang diperlukan.