PROSES BISNIS

Apakah ada proses-proses dalam perusahaan anda yang tidak memiliki satuan pengukuran karena selain dalam nilai uang dianggap tidak material serta tidak akan mengakibatkan dampak yang terlalu merugikan bila sampai terjadi inefisiensi pada proses tersebut?

Dalam banyak perusahaan bukan saja sering ditemukan ada banyak proses yang dijalankan sebagai aktivitas rutin tanpa adanya prosedur-prosedur tertulis tetapi bahkan juga tidak ada pencatatan dari aktivitas-aktivitas tersebut padahal semua proses tentu membutuhkan penggunaan berbagai sumber daya yang pengadaannya membutuhkan dana.

Orang banyak membicarakan mengenai fenomena gunung es dimana apa yang nampak di atas permukaan hanyalah bagian yang sangat kecil dibandingkan dengan bagian yang sangat besar di bawah permukaan, akan tetapi proses-proses yang dianggap hanya sebagai pelengkap masih sering dianggap remeh. Membicarakan mengenai berbagai strategi yang diperlukan perusahaan tentu terdengar lebih prestisius padahal untuk dapat merealisasikan semua strategi tersebut sehingga memberikan kinerja yang maksimal akan diperlukan pelaksanaan proses-proses yang ada mulai dari yang dianggap sederhana dan hanya merupakan pelengkap hingga yang rumit dan membutuhkan tingkat keahlian tinggi atau peralatan dengan teknologi tinggi dan membutuhkan investasi besar.

Standarisasi dan simplifikasi proses bisnis akan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas namun sesederhana apapun sebuah proses tetap memerlukan kriteria pengukuran proses tersebut. Anda juga pasti pernah mendengar atau membaca kalimat “you can’t manage what you don’t measure” tetapi terlepas kapan akan diperlukan fokus atau prioritas untuk proses-proses yang anda anggap tidak begitu penting, sesederhana apapun proses-proses yang ada tetap diperlukan cara untuk dapat mengukur efisiensi sehingga dapat diketahui efektivitas proses-proses tersebut atau bila anda memang berpikir bahwa proses-proses tersebut tidak penting tentu anda dapat meniadakan proses-proses tersebut.

Setelah membaca tulisan ini kemungkinan pertanyaan anda adalah apa contoh proses sederhana yang dimaksudkan dan saya ingin bertanya apakah anda pernah memberikan perhatian pada toilet dan pantry yang merupakan sarana pelengkap yang biasa ada dalam setiap kantor atau pabrik anda dan apakah program efisiensi penggunaan air dan listrik juga mencakup area tersebut? Apakah sudah ada peraturan tentang mematikan lampu toilet manakala tidak dipergunakan dan pemberitahuan kepada setiap karyawan-karyawati mengenai penggunaan air dan listrik dengan bijaksana? Apakah dilakukan pengukuran untuk mengetahui efisiensi penggunaannya? Apakah anda sudah menggunakan kelengkapan toilet anda yang mendukung penghematan penggunaan air baik untuk pembilasan maupun untuk cuci tangan?

Waktu lebih sering diboroskan tanpa disadari dalam sejumlah hitungan menit dibandingkan dalam hitungan jam.