PRODUKTIF

MANY STUDIES HAVE SHOWN:

The #1 killer of productivity

is unclear expectations

PENGARUH DARI SIKAP ANDA DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DAN PENETAPAN SASARAN TERHADAP PRODUKTIVITAS

2 bulan pertama dalam tahun 2013 ini baru saja kita lewati. Bagaimanakah realisasi dari rencana-rencana dibandingkan dengan sasaran-sasaran yang telah anda tetapkan terutama dalam hal peningkatan produktivitas?

Tindakan-tindakan dan perilaku seseorang sangat dipengaruhi oleh sikap atau attitude orang tersebut, maka apabila realisasi rencana anda untuk dapat meningkatkan produktivitas ternyata belum mencapai sasaran yang diharapkan, mungkin akan diperlukan penyesuaian kembali beberapa sikap yang ada.

Waktu adalah salah satu unsur yang terpenting untuk diperhatikan, oleh karena itu setelah 2 bulan berlalu saat ini adalah momen yang tepat untuk melakukan kajian tentang bagaimana anda sudah mempergunakan waktu anda dalam 2 bulan tersebut berkaitan dengan ekspektasi dan upaya dalam meningkatkan produktivitias perusahaan dan diri anda sendiri.

Untuk dapat lebih baik lagi dalam pencapaian sasaran-sasaran peningkatan produktivitas, anda perlu memperhatikan bagaimana beberapa kebiasaan dan sikap anda dalam penggunaan waktu pada pelaksanaan rencana-rencana serta pengaruhnya terhadap kinerja sebagai berikut:

1. Fokus pada kegiatan-kegiatan yang memiliki prioritas tinggi.

Jalur paling cepat dan efektif dalam upaya untuk meningkatkan produktivitas adalah dengan menggunakan waktu yang tersedia pada pekerjaan-pekerjaan yang mendukung realisasi sasaran-sasaran utama yang penting.

Pastikan bahwa anda mempergunakan waktu anda hanya pada tugas-tugas yang benar-benar penting, sebab jika tidak demikian, waktu anda kemungkinan besar akan terbuang karena mengerjakan hal-hal yang tidak seharusnya anda perhatikan dan/atau kerjakan. Hindari mempergunakan waktu anda untuk mengerjakan tugas-tugas atau menangani masalah-masalah yang dapat ditangani oleh orang-orang lain.

Apabila memang diperlukan peningkatan kemampuan dari orang-orang dalam melaksanakan pekerjaan mereka, lakukan langkah-langkah untuk dapat lebih memberdayakan mereka dalam pelaksanaan tugas-tugas maupun untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Dengan memiliki sikap tersebut akan dapat menghemat waktu anda yang berharga dan memberikan kesempatan pada orang-orang lain untuk dapat mengembangkan kemampuan mereka dalam menangani masalah-masalah yang muncul, komitmen, dan rasa percaya diri. Mengarahkan dan membangkitkan kesadaran orang-orang lain untuk mempergunakan waktu mereka pada kegiatan-kegiatan dengan prioritas tinggi, akan dapat membantu anda untuk berkonsentrasi dan mempergunakan waktu anda untuk upaya-upaya yang diperlukan pada kegiatan-kegiatan yang memiliki prioritas tinggi dalam rangka merealisasikan sasaran-sasaran perusahaan dan sasaran-sasaran anda pribadi.

2. Menerapkan sikap disiplin diri.

Sikap disiplin diri memungkinkan orang untuk selalu fokus pada tugas-tugas dan mengerjakannya hingga selesai tuntas.

Tentukan urutan prioritas dari tugas-tugas anda dan kemudian jangan biarkan gangguan, interupsi, atau kejadian tidak penting lainnya menghilangkan konsentrasi kerja anda.

Disiplinkan diri anda untuk mengalokasikan waktu dan tenaga hanya untuk tugas-tugas yang benar-benar layak untuk anda kerjakan, atau delegasikan kepada anggota lain dalam team yang kompeten untuk melakukannya. Masing-masing alternatif tersebut memerlukan evaluasi secara bijaksana dengan pertimbangan-pertimbangan - dan kesadaran akan pentingnya disiplin dalam menahan diri untuk tidak keluar dari jalur yang seharusnya.

Terutama bagi orang-orang yang memiliki sifat perfeksionis, mereka harus belajar mendisiplinkan diri untuk mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan tertentu kepada orang lain yang mungkin saja tidak dapat melakukan pekerjaan tersebut sebaik yang diharapkan akan tetapi masih dapat memenuhi standar kualitas yang diharuskan. Coba anda bayangkan dengan cara bagaimana lagi seseorang akan dapat belajar untuk melakukan suatu pekerjaan jika kepada orang tersebut tidak pernah diberikan kesempatan untuk belajar bagaimana melakukannya? Dalam contoh situasi ini, para perfeksionis harus belajar untuk menerima hasil kurang dari kesempurnaan dalam rangka meningkatkan kontribusi orang-orang lain dan menciptakan peluang baru serta untuk menjaga efektivitas dan produktivitas organisasi.

3. Memiliki sikap pantang menyerah.

Perencanaan yang matang dan penetapan sasaran-sasaran, tekad untuk merealisasikan, dan mengetahui manfaat-manfaat yang akan didapatkan dari pencapaian sasaran-sasaran adalah sangat penting untuk mencapai produktivitas diri sendiri.

Dua faktor yang saling melengkapi yaitu sikap pantang menyerah dan ketekunan merupakan ciri-ciri yang selalu didapati pada setiap individu sukses. Banyak orang yang sangat bersemangat ketika mendapatkan tugas, tanggung jawab dan peranan baru, dan segera mulai dengan sebuah semangat berapi-api dan segera mampu membuat kemajuan signifikan secara pesat, tetapi kemudian mereka kehilangan momentum dan tidak pernah menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Orang-orang yang produktif menetapkan sasaran-sasaran yang spesifik, dengan hati-hati dan teliti merencanakan langkah-langkah untuk dapat merealisasikan sasaran-sasaran tersebut, dan memusatkan perhatian mereka pada tindakan-tindakan yang akan diperlukan untuk dapat merealisasikan setiap sasaran yang ditetapkan. Para individu yang memiliki sikap pantang menyerah akan terus memfokuskan pikiran mereka pada sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan dan bekerja dengan gigih untuk merealisasikan sasaran-sasaran tersebut hingga pada saat mereka menikmati keberhasilan dalam mencapai setiap sasaran tersebut.

4. Mulailah Segera!

Cara terbaik untuk menjamin penyelesaian suatu proyek adalah dengan mulai mengerjakannya – sekarang juga!

Ada dua penyebab kegagalan dalam upaya menyelesaikan tugas penting yaitu orang tidak pernah memulai, atau mereka tidak pernah menyelesaikan. Kedua bentuk penggunaan waktu yang tidak produktif tersebut termasuk dalam kebiasaan atau sikap plin plan serta menunda-nunda. Beberapa pola berpikir keliru yang menyebabkan terjadinya sikap menunda-nunda. Dengan mengikuti arahan berikut ini akan memungkinkan anda untuk dapat menghindari godaan-godaan untuk bersikap menunda-nunda:

•  Begitu anda menetapkan sasaran-sasaran dan rencana-rencana, segera mulai mengerjakan proyek yang ditetapkan dan terus berusaha menyelesaikannya bahkan ketika anda merasa tidak "menyukai” proyek tersebut.

   Memulai sering merupakan bagian yang paling sulit dari sebuah proyek, tetapi begitu dimulai, banyak "inspirasi" sering muncul setelah langkah awal tersebut dilakukan. Thomas Edison, seorang penemu terkenal berkebangsaan Amerika, mengartikulasikan dengan sangat baik mengenai pentingnya kerja keras dalam kalimatnya yang sangat terkenal berikut ini "Jenius adalah 1 persen inspirasi dan 99 persen keringat."

•  Hindari membuat ekspektasi yang tidak jelas. Hadapi realitas bahwa beberapa pekerjaan tidak akan pernah menjadi "mudah" – dilakukan sekarang atau nanti. Bagi-bagi suatu pekerjaan ke dalam beberapa tahapan dan langkah logis sehingga membuat pekerjaan tersebut lebih mudah dikelola pada setiap tahap. Mulailah melaksanakan pekerjaan tersebut, jalankan langkah-langkah dengan mengikuti sebuah metode yang sistematis, dan anda akan memiliki kemampuan yang memungkinkan anda untuk menyelesaikan pekerjaan!

5. Upayakan mendapatkan hasil-hasil terbaik yang diinginkan – tetapi bukanlah untuk mengupayakan kesempurnaan.

Penekanan yang berlebihan pada upaya mencapai kesempurnaan hampir selalu menciptakan konsekuensi negatif.

Takut membuat kesalahan, tidak ingin menimbulkan kekecewaan, dan terlampau memikirkan apa yang akan dipikirkan dan/atau dikatakan oleh orang-orang lain dapat mensabotase upaya mencapai produktivitas yang seharusnya.

Orang produktif dapat dengan mudah membedakan antara hal yang memang penting dan hal yang kurang penting. Mereka menetapkan sejumlah waktu secukupnya untuk dapat menyelesaikan suatu tugas tertentu, lalu mereka konsisten pada batas waktu yang sudah ditetapkan tersebut.

Mereka juga menyadari beberapa tugas yang tidak cukup penting untuk dibiarkan menyita waktu dan tenaga mereka sehingga dengan demikian akan dapat digunakan untuk tugas-tugas yang lebih penting.

Bahkan untuk proyek-proyek yang sangat bernilai signifikan, para individu yang benar-benar produktif hanya akan  berusaha untuk mendapatkan hasil yang sangat baik - bukan untuk mendapatkan kesempurnaan.

Proses penetapan sasaran-sassaran akan memberikan cara paling efektif untuk membiasakan orang-orang pada suatu pola dan sikap dalam penggunaan waktu secara produktif dan memberikan hasil.

Lewat penetapan sasaran-sasaran anda dimungkinkan untuk mengidentifikasi pencapaian-pencapaian mana saja yang paling penting bagi anda, untuk menetapkan prioritas-prioritas, dan melaksanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai produktivitas perusahaan dan diri anda sendiri.