UMPAN BALIK

Bagian tidak terpisahkan dari 

SISTEM PENILAIAN KINERJA

Banyak orang belum menyadari bahwa umpan balik yang diberikan pada saat yang tepat dan umumnya sedapat mungkin diberikan sesegera mungkin, merupakan cara paling efektif untuk dapat memperbaiki suatu kesalahan yang baru saja terjadi, menghindarkan pengulangan kesalahan yang sama, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para karyawan, dan bahkan dapat menjadi cara dalam meningkatkan produktivitas.

Umpan balik yang diberikan segera setelah terjadinya suatu keadaan yang membutuhkan tindakan korektif ataupun hanya sekedar pendapat tentang suatu kejadian akan lebih konstruktif dan mengena pada sasaran dibandingkan dengan umpan balik yang diberikan setelah beberapa waktu lamanya sejak kejadian.

Pada banyak perusahaan mudah ditemukan karyawan-karyawan yang tidak pernah mengetahui dengan pasti apakah mereka sungguh dianggap memiliki kinerja yang baik oleh para atasan mereka. Hal tersebut lebih sering disebabkan oleh kenyataan bahwa proses penilaian kinerja dilakukan sekali setahun, bukan ketika masalah-masalah terjadi, atau ketika ada kesempatan-kesempatan dimana ada karyawan-karyawan yang  memberikan kontribusi besar bagi perusahaan. Apalagi jika proses penilaian kinerja yang dilakukan hanya merupakan proses standar dan formalitas belaka.

Pemberian umpan balik sesungguhnya merupakan sebuah cara paling efektif dan efisien dalam menciptakan komunikasi dua arah yang lancar antara atasan dan bawahan. Umpan balik yang diberikan dengan semangat membangun  dan tidak sekedar berupa kritik, atau umpan balik yang diberikan secara tulus untuk sebuah kinerja yang bagus dan bukan sekedar formalitas, akan dapat menciptakan atmosfir dimana perbaikan berkelanjutan mudah untuk dilakukan.

Seringkali para manajer atau atasan, kuatir dalam menyampaikan kritik bahkan kritik yang konstruktif sekalipun. Sebagai akibatnya, banyak permasalahan yang sesungguhnya dapat segera diatasi ketika baru dalam tahap awal, memerlukan upaya-upaya lebih besar karena terlanjur sudah berkembang menjadi lebih kompleks.

Para karyawan juga dapat menjadi terhambat perkembangan karir mereka karena kekurangan-kekurangan mereka tidak segera mendapatkan perhatian dan selain itu juga tidak tercipta budaya perusahaan untuk memberikan dan menerima atau meminta umpan balik, baik dari atasan kepada bawahan maupun sebaliknya.

Pemberian umpan balik tentu saja tidak dimaksudkan untuk menggantikan sistem penilaian kinerja standar namun lebih dimaksudkan untuk dapat mendukung peningkatan kinerja dan produktivitas kerja pada saat pelaksanaan tugas. Pemberian umpan balik ini juga dapat merupakan bagian penting dari proses coaching maupun mentoring.

Untuk dapat memaksimalkan pemberian umpan balik dan menciptakan budaya dimana para karyawan siap menerima dan memberikan umpan balik, sebagai pimpinan ada beberapa langkah sebagai berikut dapat dipertimbangkan untuk dilakukan :

Umumkan bahwa pemberian umpan balik tidak tergantung pada struktur organisasi dan hirarki

Struktur organisasi merupakan panduan untuk mengetahui alur komando dan tanggung jawab formal sehingga anda sebagai pimpinan perlu memberikan pemahaman bahwa setiap orang diharapkan dapat memberikan/ mendapatkan masukan dan/atau umpan balik ke dan dari siapa saja dalam perusahaan dan juga tanpa perlu menunggu waktu-waktu tertentu saja. Keterbukaan dan kerjasama antar departemen akan lebih mudah terjadi ketika tidak ada batasan-batasan hirarki maupun struktur organisasi dalam pemberian dan/atau permintaan umpan balik.

Ciptakan atmosfir yang membuat para karyawan merasa nyaman untuk meminta umpan balik

Untuk dapat menciptakan atmosfir yang demikian akan diperlukan sikap anda sebagai pimpinan yang mendukung transparensi dan komunikasi secara terbuka yang didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Dengan demikian para karyawan akan merasakan bahwa permintaan dan/atau pemberian umpan balik tidak saja diharapkan tetapi memang merupakan hak para karyawan dalam upaya-upaya untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka secara masing-masing maupun sebagai bagian dari kelompok kerja yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Gantikan daftar berupa “Do”s and “Don’t”s dengan sebuah ungkapan “Berikan dan/atau Dapatkan”

Sepertinya sebuah daftar yang menyatakan hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan adalah cara paling mudah untuk mengingatkan para karyawan namun sesungguhnya hal tersebut membuat para karyawan layaknya robot-robot dalam perusahaan yang terpaku pada instruksi-instruksi dan oleh karenanya tidak mempergunakan kreativitas maupun kemampuan menciptakan berbagai inovasi yang mereka miliki. Komunikasikan kepada para karyawan bahwa perusahaan mengharapkan sumbang saran dan umpan balik.

Meskipun pemberian maupun penerimaan umpan balik dapat dilakukan secara informal akan tetapi akan lebih maksimal manakala diadakan mekanisme pencatatan yang memungkinkan baik atasan maupun bawahan untuk mengikuti proses lanjutan setelah umpan balik diberikan dan/atau diterima sehingga efektivitas dari umpan balik dapat terukur.

Dengan adanya perbaikan berkesinambungan melalui pemberian dan penerimaan umpan balik pada saat pelaksanaan pekerjaan, proses penilaian kinerja yang umumnya dilakukan pada setiap akhir tahun akan menjadi lebih mudah karena para karyawan memiliki kesempatan lebih besar untuk meraih sasaran-sasaran mereka.