Wednesday, January 30, 2013

MENGEMBANGKAN SASARAN-SASARAN STRATEGIS




Banyak perusahaan tidak menyadari bahwa mereka tidak memiliki sasaran-sasaran yang efektif. Perusahaan-perusahaan tersebut bisa saja sudah membuat anggaran tahunan, inisiatif-inisiatif, terobosan-terobosan, dan bahkan memiliki team manajemen yang kompak dan selalu mencoba mengupayakan yang terbaik dalam pencapaian sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.  Namun sesungguhnya yang terpenting dari sasaran-sasaran tersebut bukanlah hanya mengenai hal-hal yang ingin diraih melainkan harus secara jelas mencakup tentang bagaimana, mengapa, siapa, apa, dimana, dan kapan.  Sasaran-sasaran yang efektif selain menantang dan membuat perusahaan lebih berkembang, sasaran-sassaran tersebut juga dapat memberikan motivasi kepada orang-orang dalam perusahaan. Sasaran-sasaran yang spesifik juga memungkinkan semua orang dalam perusahaan memilih jalur yang terbaik untuk merealisasikan sasaran-sasaran.

Dalam kenyataannya banyak juga perusahaan memiliki terlalu banyak sasaran-sasaran sehingga seringkali para anggota team dan bahkan pimpinan tidak mengetahui dengan pasti mana sasaran-sasaran yang benar-benar penting dan perlu mendapatkan fokus dan prioritas bagi keberhasilan perusahaan.

Ada juga perusahaan yang dalam menentukan sasaran-sasaran mereka terlalu berfokus pada suatu bidang atau area tertentu. Begitu banyak perusahaan dalam era "dot.com" yang mengalami kegagalan karena perusahaan-perusahaan tersebut hanya berfokus pada pertumbuhan penjualan dengan sedikit atau bahkan tidak ada perhatian yang diberikan dalam hal mendapatkan profit memadai yang akan dibutuhkan untuk kesinambungan dan pertumbuhan perusahaan.

Menentukan dan menetapkan sasaran-sasaran strategis merupakan salah satu komponen paling penting dari kepemimpinan yang efektif. Hal tersebut memang dapat merupakan salah satu aspek kepemimpinan yang paling sulit dan menantang. Sasaran-sasaran strategis seringkali merupakan konsep yang abstrak bagi kebanyakan pimpinan perusahaan. Meskipun memiliki sasaran-sasaran perusahaan yang jelas adalah sangat penting, tetapi hal tersebut tidaklah cukup. Orang-orang juga ingin mengetahui bagaimana perusahaan akan dapat merealisasikan sasaran-sasarannya. Menentukan sasaran-sasaran strategis yang akan direalisasikan merupakan inti dari keseluruhan strategi perusahaan. Ketika anda menentukan sasaran-sasaran mana yang akan menjadi fokus, anda juga perlu memutuskan hal-hal mana yang tidak akan menjadi fokus atau paling tidak untuk suatu waktu tertentu bukan merupakan sesuatu yang penting bagi perusahaan. Keputusan-keputusan tersebut akan menentukan arah yang akan diambil perusahaan.

                                                          PETA STRATEGI KESELURUHAN












Sebuah strategi yang efektif dapat memberikan garis besar pemahaman umum tentang perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan, namun tetap berfokus pada faktor-faktor penentu keberhasilan perusahaan. Strategi adalah layaknya seperti peta – yang memungkinkan anda untuk mengetahui arah mana yang akan anda tuju dan sekaligus memberitahukan dimana posisi anda berada sekarang. Sebuah strategi yang efektif memungkinkan anda untuk melihat jalan atau jalur yang akan membawa anda mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Jika strategi anda tidak jelas, sama saja seperti membaca sebuah peta lama yang belum diperbaharui. Hal tersebut tidak hanya akan membuat frustrasi, tetapi juga bisa sangat berbahaya dan berakibat fatal!


Kunci dalam penyusunan sebuah strategi yang efektif dan jelas dimulai dari adanya pemahaman dasar yang sama yang dimiliki oleh semua orang tentang perusahaan. Dengan kata lain, setiap orang dalam perusahaan harus melihat dan mempergunakan peta yang sama.

Langkah pertama adalah dengan menciptakan sasaran-sasaran strategis yang jelas yang mencakup sebagai salah satu contoh adalah nilai unik yang akan diberikan oleh perusahaan kepada para pelanggan. Ini adalah bingkai atau tepi bagian luar dari peta.

Langkah selanjutnya adalah untuk melihat ketersediaan dan menganalisa kemampuan dan keterampilan human capital yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan strategi tersebut.

Langkah ketiga adalah membuat model untuk membantu orang-orang dalam perusahaan untuk lebih dapat memahami bisnis perusahaan dan peranan yang dibutuhkan dari mereka. Cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah dengan membagi strategi atau peta menjadi beberapa bagian atau daerah yang berbeda.

Dalam jenis bisnis apapun, ada dua cara pengukuran umum yang dipergunakan yaitu pada penilaian dan/atau pengukuran kinerja top-line atau penjualan dan bottom-line atau keuntungan yang dihasilkan. Sangat penting untuk memperhatikan kedua hal tersebut. Sasaran-sasaran perusahaan yang ditetapkan harus dapat menunjang pencapaian pada kedua hal tersebut dan bukan hanya terfokus hanya pada salah satu saja, tetapi untuk mencapai kinerja yang baik pada kedua hal tersebut secara bersamaan. Apabila terlalu banyak penekanan pada salah satu dari kedua hal tersebut akan dapat menyebabkan masalah besar dalam jangka menengah dan panjang serta dapat merusak perusahaan. Banyak  perusahaan gagal untuk secara konsisten berhasil tumbuh berkembang, baik pada top-line dan bottom-line. Bahkan di banyak perusahaan, para pemimpin hanya secara terus menerus bolak-balik antara kedua hal tersebut, tergantung pada bilamana fokus perlu diberikan pada salah satunya.

Ada juga dua pendekatan berbeda yang dapat anda terapkan untuk membangun perusahaan. Cara pertama adalah dengan meningkatkan bisnis yang sudah ada dengan jalan perbaikan terus-menerus. Cara kedua adalah dengan mengubah secara signifikan bisnis yang ada sekarang melalui sebuah transformasi. Cara pertama berfokus pada melakukan hal-hal yang lebih baik sedangkan cara kedua berfokus pada melakukan hal-hal berbeda. Sekali lagi, cara manapun yang anda pilih, sangat penting untuk memperhatikan top-line dan bottom-line pada waktu yang bersamaan. Perbaikan terus-menerus lebih berfokus pada hasil tambahan dalam jangka pendek. Di sisi lain, transformasi akan  cenderung berkonsentrasi pada hasil eksponensial dalam jangka panjang.

Dengan menggabungkan fokus pada bottom-line dan top-line dengan dua pendekatan yang berbeda, kita dapat membuat peluang strategis perusahaan menjadi lebih besar.


dataBASE




Berapa persen dari waktu di tempat kerja yang anda pergunakan untuk menyusun informasi penting menjadi sebuah database pengetahuan yang sewaktu-waktu dapat diakses kembali?

Seringkali yang terjadi adalah anda memiliki referensi informasi berjumlah ribuan atau bahkan berkali lipat dari jumlah tersebut yang anda terima dan/atau dapatkan seiring berjalannya waktu namun begitu suatu saat anda memerlukan informasi atau bagian darinya tetapi anda kesulitan untuk menemukannya kembali.  Sepertinya hal tersebut sering kita dengar atau bahkan alami sendiri?

Pada banyak organisasi, pengelolaan informasi berupa pengetahuan yang relevan dengan kegiatan organisasi atau biasa disebut “knowledge management” sudah hampir sinonim dengan atau lebih tepat dikatakan “pencarian informasi” yang seringkali menjadi tantangan dan momok bagi banyak orang dan bahkan menjadi penghambat pencapaian produktivitas organisasi

Pada era informasi dimana internet atau world wide web merupakan sumber informasi yang sangat besar dan beragam, arus informasi yang masuk baik yang relevan untuk situasi organisasi saat ini maupun diperkirakan akan dibutuhkan dalam beberapa waktu kedepan, telah mengakibatkan tertumpuknya informasi dalam bentuk dokumen berisi teks maupun gambar yang jumlahnya kini sudah dalam ukuran tera-bytes!

Dengan semakin meningkatnya komunikasi mempergunakan e-mails dimana lampiran berupa teks maupun gambar menjadi lebih mudah dikirimkan secara elektronik, maka banyak orang mempergunakan mailbox mereka sebagai sarana untuk menyimpan berbagai informasi. E-mails yang diterima maupun dikirimkan kemudian dikelompokkan dalam berbagai kategori. Terasa lebih memudahkan dibandingkan dengan harus menyusun informasi tersebut dengan mengikuti sistem tertentu ke dalam sebuah database informasi.  Benarkah demikian?

Kenyataannya adalah bahwa arus informasi yang semakin banyak dan beragam yang berkembang seiring perjalanan waktu akan menyebabkan semakin banyak jumlah dan kompleksitas dari kategori yang sudah dibuat dan dengan penggunaan mailbox sebagai sarana penyimpan informasi organisasi akan membuat akses terhadap informasi tersebut tertutup bagi lebih banyak orang lain dalam organisasi sehingga informasi-informasi penting memang tersedia namun menjadi terkotak-kotak tanpa adanya sebuah sarana penghubung yang memungkinkan akses pada informasi penting tersebut.

Saat ini juga semakin banyak orang mulai menyimpan informasi mereka dalam “cloud” yang sudah tersedia di internet, baik hanya sebagai back-up maupun untuk kegiatan operasional sehari-hari.

Informasi up-to-date tentu sangat diperlukan setiap bagian organisasi dan proses penyimpanan serta proses pencarian kembali yang mudah merupakan sebuah keharusan. Tanpa adanya sebuah database berkas elektronik yang dirancang dengan baik untuk menyimpan semua informasi yang relevan bagi kegiatan organisasi, tanpa disadari dapat terjadi pemborosan dalam waktu, energi yang pada ujungnya adalah meningkatnya biaya informasi serta kemungkinan kehilangan kesempatan bisnis atau yang paling buruk adalah kehilangan kepercayaan pelanggan dan para stakeholder lainnya.

Anda tentu dapat terus memperbesar kapasitas penyimpanan informasi atau mempergunakan perangkat lunak yang dapat membantu anda dalam menyusun, menyimpan dan mencari kembali informasi yang dibutuhkan atau menurut anda mungkin akan dibutuhkan pada waktu mendatang. Apakah pengeluaran untuk hal tersebut sepadan dengan manfaat yang akan didapatkan? Tidak mudah untuk mengukurnya namun kemungkinan besar jawabannya adalah tidak. Jadi apa yang seharusnya anda lakukan untuk mengatasi biaya dan resiko besar pengelolaan informasi?

Anda perlu menerapkan sebuah mindset yang dapat membantu anda memutuskan apakah untuk menyimpan atau tidak menyimpan informasi tersebut dan apabila memang anda ingin menyimpan informasi tersebut sebagai referensi maka anda sudah harus memiliki sebuah struktur dan kategori informasi berdasarkan beberapa indeks pencarian kembali pada saat informasi tersebut anda dapatkan pertama kali.


Apabila anda memang banyak melakukan komunikasi lewat e-mails, dan apabila anda juga termasuk salah satu dari banyak sekali orang memiliki lebih dari sebuah alamat e-mail,  mungkin anda seringkali mendapati ratusan e-mails telah diterima oleh setiap mailbox yang anda miliki ketika anda melakukan perjalanan dinas dan belum sempat mengakses mailbox selama satu atau dua hari saja.


Beberapa langkah berikut dapat anda lakukan untuk meningkatkan penggunaan waktu kerja anda untuk hal-hal yang lebih produktif:
  • Kurangi sebisa mungkin jumlah e-mails yang perlu anda terima setiap hari dengan tidak secara sembarang mendaftarkan alamat e-mail anda pada newsletter yang mungkin menarik minat anda tetapi tidak relevan dengan aktivitas utama anda
  • Membuat e-mails dengan subyek yang jelas serta susunlah kalimat-kalimat dalam e-mails anda sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. Juga untuk tidak secara sembarang menjawab dengan opsi “reply all” untuk e-mails yang anda terima dimana ada tembusan kepada banyak orang lain.
  • Alokasikan waktu anda secara terjadwal apakah 2 atau 3 atau berapa kali dalam satu hari kerja tergantung kepada kebutuhan pekerjaan anda untuk membaca dan menjawab e-mails yang anda terima. Hindari keadaan dimana anda selalu menjawab e-mails yang masuk begitu menerimanya. E-mails adalah hanya salah satu sarana komunikasi dalam anda melaksanakan tugas utama anda. Lakukan secara langsung atau melalui telepon apabila anda masih bisa dengan cara tersebut menjawab pertanyaan dalam e-mail yang anda terima.
  • Biasakan diri anda untuk sekali saja menangani setiap e-mail dan/atau surat yang anda terima dengan mempergunakan strategi 4-T berikut:
Tuntaskan dengan menjawab atau Teruskan kepada orang-orang yang memang memerlukan tembusan apabila anda dapat segera memberikan jawaban dan/atau keputusan begitu anda membaca e-mail yang masuk tersebut
Tiadakan / hapuskan e-mails yang tidak ada relevansinya dengan pekerjaan anda sekarang dan e-mails yang berisikan informasi yang sudah pernah anda baca.
Tugaskan / Delegasikan dengan segera manakala memang memungkinkan kepada orang-orang yang ada kaitannya dengan isi e-mail tersebut
Tunda sejenak apabila memang anda memerlukan waktu berpikir atau mendapatkan informasi lain untuk menjawab e-mail tersebut dan lakukan segera setelah anda menyelesaikan membaca keseluruhan e-mail yang diterima.


Dengan memiliki sebuah strategi pengelolaan informasi yang anda dapatkan baik lewat e-mail maupun masih dalam bentuk surat menyurat tercetak lalu yang lebih penting adalah membiasakan diri anda untuk memutuskan sebuah tindakan di awal sebuah informasi diterima,  apakah informasi tersebut layak untuk disimpan dan memang kemungkinan besar akan diperlukan di waktu mendatang, maka anda dapat terhindar dari pemborosan waktu, tenaga dan biaya serta berbagai potensi kerugian lainnya yang diakibatkan oleh rumitnya proses pencarian kembali informasi yang dibutuhkan.

Tuesday, January 22, 2013

LAGU LAMA



Mendengarkan lagu lama, apalagi bila memang ada seuntai kenangan yang berhubungan dengan lagu tersebut, bisa membawa angan kita melayang kembali ke masa lalu. Bila kenangannya manis tentu akan membuat angan kita terhanyut kembali ke masa lalu tersebut dan ingin menikmati kembali suasananya. Sebaliknya apabila lagu tersebut ada hubungannya dengan peristiwa masa lalu yang kurang atau tidak menyenangkan dapat membuat suasana hati kita kembali larut dalam kesedihan.


Dunia bisnis dalam satu dekade terakhir yang penuh persaingan ketat dan situasi dinamis yang sering berubah dengan sangat cepat, demikian pula dapat diperkirakan akan adanya eskalasi situasi berlanjut yang bahkan mengarah pada situasi yang lebih menantang pada tahun-tahun mendatang, maka bila hanya mengandalkan penggunaan cara-cara lama atau “lagu lama” dari tahun ke tahun tentu akan sulit diharapkan dapat memberikan pertumbuhan penjualan maupun hasil-hasil finansial yang maksimal

Mungkin saja ada masa keemasan yang pernah anda raih ketika cara lama tersebut dipergunakan pada masa lalu, namun perkembangan pesat dalam teknologi yang berakibat pada perubahan gaya hidup maupun preferensi konsumen serta semakin banyaknya produk-produk sejenis akan memerlukan selain langkah perbaikan berkelanjutan juga diperlukan terobosan-terobosan inovatif dan kreatif. Sebagai sekedar salah satu contoh, sebuah produk biskuit yang hingga saat ini terkadang masih menampilkan lagu lama “cara menikmati biskuit” lewat iklan yang memang pada suatu waktu sangat berhasil tidak ssaja dalam meningkatkan nilai penjualan namun juga top of mind terhadap brand tersebut secara sangat signifikan – apabila terus hanya mengandalkan “lagu lama” lewat iklan tersebut akan dipastikan dapat mengalami penurunan penjualan. 

Tidak akan diperlukan sebuah penelitian preferensi konsumen untuk dapat mengukur efektifitas cara-cara lama terhadap pertumbuhan penjualan karena dapat diperkirakan yang terjadi adalah sebuah kecenderungan penurunan efektifitas “lagu lama” meskipun bisa saja secara nilai dan kuantitas masih ada peningkatan penjualan.

Hingga akhir dekade yang lalu, tidak terbatas hanya pada industri makanan, kemasan baru, baik dari segi ukuran maupun desain grafis, paling sering dipergunakan sebagai sarana untuk dapat meningkatkan penjualan. Selain kemasan baru, demikian pula dari waktu ke waktu industri makanan camilan misalnya, juga menawarkan variasi rasa baru dan dalam perjalanan waktu juga ditawarkan “pengalaman-pengalaman baru dan berbeda” lewat acara-acara jumpa produsen dengan konsumen. Selain itu juga mulai berkembang tambahan cara belanja baru dimana dalam beberapa tahun belakangan ini semakin banyak produk konsumen yang pembeliannya bisa dilakukan secara online melalui internet, baik melalui pihak ketiga maupun secara langsung.

Demikian pula halnya diperlukan terobosan-terobosan baru daripada terus dengan “lagu lama” dalam industri-industri lain seperti industri bahan bangunan misalnya cat dekoratif dinding, bola lampu, keramik, saniter, dan bahkan pipa, bata ringan serta semen yang walaupun relatif sangat tergantung pada saran pemilihan merek oleh kontraktor dan/atau tukang bangunan karena sebagian terbesar konsumen Indonesia adalah B-I-Y atau Buy It Yourself, namun dengan semakin merebaknya toko modern bahan bangunan skala besar dan menengah dimana konsumen dapat leluasa melihat dan melakukan pemilihan pada cukup banyak produk sejenis yang ditawarkan, tentu akan dibutuhkan kreatifitas dan inovasi dalam upaya-upaya menjaring para konsumen potensial baru dan/atau mempertahankan para konsumen yang telah menggunakan produk anda. Menambahkan fitur-fitur baru atau hanya warna-warni baru yang merupakan “lagu lama” memang akan tetap dibutuhkan namun, hal tersebut mesti dibarengi dengan upaya misalnya “pelayanan yang bukan saja baik tetapi berbeda dan melampaui ekspektasi konsumen” untuk mendapatkan pangsa pasar dan tidak saja dalam hal top of mind atau share of voice apalagi hanya share of space saja yang tentunya memerlukan biaya besar.

Secara logika saja sulit dapat dipahami bagaimana bisa diharapkan hasil yang berbeda atau bahkan lebih tinggi apabila terus dilakukan cara lama di tengah perubahan dan perkembangan yang begitu cepat. Cara lama tersebut kemungkinan besar sudah tidak akan lagi efektif sehingga mungkin bahkan dapat mengakibatkan tergerusnya pangsa pasar produk anda selain tentunya merupakan pemborosan dana yang berarti inefisiensi operasional perusahaan. Masih banyak perusahaan yang terus  mencoba untuk mengulangi cara yang sama padahal sudah terbukti bahwa cara yang pernah mereka coba implementasikan di tahun-tahun sebelumnya tersebut memang kurang atau bahkan tidak berhasil seperti yang diharapkan.

Ada pepatah yang mengatakan “if you do what you have always done, you will get what you have always gotten” atau terjemahannya adalah “apabila anda melakukan cara-cara yang biasa anda lakukan, maka yang akan anda dapatkan adalah hasil-hasil yang sama seperti sebelum-sebelumnya.”   Bisa saja pepatah tersebut benar apabila keadaan sekeliling tetap sama, yang jelas akan merupakan asumsi yang kurang tepat dan berbahaya untuk digunakan, dan memang seperti sudah sering anda dengar bahwa tidak ada yang konstan atau tetap selain perubahan. Masih untung apabila memang hasilnya seperti yang disebutkan dalam pepatah tersebut. Dalam kenyataannya kemungkinan besar dengan melakukan hal-hal yang sama terus menerus bertahun-tahun, hasil yang anda dapatkan secara relatif akan terus berkurang apabila faktor makro yaitu perkembangan pasar diperhitungkan.

Bebaskan diri anda dari “penjara kenangan masa lalu” dengan hanya “menyanyikan lagu-lagu lama” tersebut karena bahkan diperlukan cara-cara baru untuk sekedar mempertahankan posisi anda di pasar dengan semakin bertambah dinamisnya persaingan.  Dalam perencanaan maupun pelaksanaan, anda sebaiknya melakukan “thinking outside the box” dan memikirkan beberapa alternatif “the road less travelled” yang seringkali justeru memberikan perusahaan-perusahaan yang memilih cara tersebut kemudian memiliki “slight edge” yaitu keunggulan yang terlihat hanya sedikit namun tidak saja akan memberikan margin keuntungan yang lebih tinggi, juga tidak dapat atau paling tidak untuk beberapa waktu ke depan tidak dapat dengan mudah segera diikuti oleh para pemain lain dalam bisnis sejenis di pasar.

Melakukan hal-hal yang berbeda atau dengan cara-cara berbeda dengan memilih “road less travelled” akan memberikan wawasan dan pengalaman baru untuk dapat meningkatkan kesuksesan bisnis anda atau membangkitkan kembali kejayaan bisnis yang pernah diraih. Demikian pula dapat anda terapkan untuk meningkatkan kualitas diri anda pada bidang-bidang kehidupan keluarga, pendidikan, kesehatan, sosial dan spiritual.